Ratgeber Betriebsausflüge

Gruppe Mountainbiker | © ARochau - fotolia.com

Aktiver Betriebsausflug nach Oberhof –

diese Dinge sollten Sie bei der Planung bedenken

Nun ist es so weit: Ihr Chef hat seinen Segen zum lang ersehnten Betriebsausflug gegeben. Endlich können Sie mit Ihren Kollegen einen Tag oder gar ein Wochenende gemeinsam verbringen, dem Büroalltag entfliehen und sich in einer schönen Umgebung besser kennenlernen. Doch leider schiebt sich bei all der Vorfreude eine etwas „unerfreuliche“ Komponente in den Vordergrund: Der Betriebsausflug muss geplant werden. Damit Ihnen bei diesem Unterfangen keine grauen Haare wachsen oder Sie gar entscheidende Punkte vergessen, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche Planung zusammengestellt.

Oberhof im Thüringer Wald bietet beste Voraussetzungen für gelungene Betriebsausflüge

Oberhof ist der mit Abstand bekannteste und bedeutendste Erholungsort im Thüringer Wald. Diesen Umstand hat er vor allem dem internationalen Wintersport zu verdanken, da die alljährlich stattfindenden Sportereignisse zahlreiche Besucher aus aller Herren Länder anziehen. Umgeben von einer malerischen Naturlandschaft bietet dieser Ort ein facettenreiches Angebot an Aktivitäten und Möglichkeiten, den tristen Arbeitsalltag hinter sich zu lassen. Auf Ihrem Betriebsausflug können Sie unter anderem die Oberhofer Sportstätten während einer Wanderung besichtigen. Insbesondere ein Besuch der berühmten Rennrodelbahn oder der modernen Sprungschanzenanlagen ist nicht nur für begeisterte Sportfans ein tolles Ereignis. Aber auch abseits des Wintersports weiß dieser Kurort mit zahlreichen interessanten Sehenswürdigkeiten sowie Ausflugszielen zu begeistern. Als Beispiel sei der Rennsteiggarten genannt, wo Naturliebhaber nahezu 4.000 verschiedene Gebirgspflanzenarten aus aller Welt finden. Wer bei seinen Betriebsausflügen auf kulturelle Erlebnisse nicht verzichten möchte, ist ebenfalls in Oberhof richtig. Denn hier sind die Wege zwischen Natur und Kultur recht kurz. Das Kulissentheater in Meiningen, Eisenach und die Wartburg sowie die sehenswerte Altstadt von Schmalkalden sind nur einige interessante Beispiele für einen abwechslungsreichen Tagesausflug.

Übernachtungsmöglichkeiten während des Betriebsausfluges in Oberhof

Im Luftkurort finden Sie verschiedene Hotels, die sich auf die Wünsche und Bedürfnisse von Gruppenreisen spezialisiert haben. Ideale Voraussetzungen für einen gelungenen Teamausflug bieten das rustikale 3-Sterne-Hotel Thüringenschanze und das elegante 3-Sterne-Superior Schlosshotel Oberhof. Sie sind ein optimaler Ausgangspunkt für unterhaltsame Tagesausflüge innerhalb Thüringens sowie im Thüringer Wald. Obwohl beide familiengeführten Häuser in ihrer Ausstattung recht verschieden sind, teilen sie dennoch einige wichtige Gemeinsamkeiten: Von der gastfreundlichen Atmosphäre über gemütlich eingerichtete Zimmer bis hin zu speziellen Gruppenangeboten wird hier alles geboten, damit Ihr Teamevent zu einem vollen Erfolg wird. Aber auch für Liebhaber der Thüringer Küche wird dieser Aufenthalt zu einem kulinarischen Erlebnis werden, da es sich in den hauseigenen Restaurants vorzüglich speisen lässt. Darüber hinaus punkten beide Hotels mit einem entscheidenden Vorteil: ihre zentrale Lage in Deutschland. Während Gruppen aus dem Norden Oberhof bequem mit dem Reisebus über die A 4 erreichen, gelangen Gäste aus dem Süden über die A 71 ohne Umwege in diese malerische Urlaubsregion. Zudem ist ebenso die Anreise mit der Bahn problemlos möglich.

Ein gelungenes Teamevent planen – So geht’s!

Mit der Planung sollten Sie etwa sechs Monate im Voraus beginnen, damit Sie noch stressfrei Ihr bevorzugtes Hotel sowie weitere Aktivitäten zu Ihrem Wunschtermin buchen können. Allerdings müssen Sie hierbei auch Pufferzeiten einplanen, falls es während der Planungsphase zu Verzögerungen oder Absagen kommt. Im Zweifel starten Sie lieber etwas früher mit der Organisation, dann können Sie im Ernstfall immer noch einen Plan B entwerfen. Zu Beginn ist es hilfreich, wenn Sie sich Gedanken über die sogenannten W-Fragen machen. Diese lauten wie folgt:

  • Wann und wie lange soll das Firmenevent stattfinden? Bei der Beantwortung dieser Frage sollten Sie wichtige Termine wie Betriebsferien, Messen oder Brückentage im Blick haben.
  • Wer soll mitfahren? Bezieht sich der Ausflug lediglich auf die Mitarbeiter oder sind auch deren Partner eingeladen?
  • Warum wird das Teamevent durchgeführt? Wollen Sie den Zusammenhalt der Belegschaft stärken, ein Jubiläum feiern oder neue Geschäftsstrategien entwickeln?
  • Welches Rahmenprogramm trifft bei den Kollegen auf die größte Zustimmung? Während eine sportliche Belegschaft die Umgebung liebend gern bei einer Wanderung erkundet, erfreuen sich
    bei Kulturliebhabern Theaterbesuche großer Beliebtheit. Ebenso dürfen Sie das launische Wetter nicht vergessen, sodass Sie auch über ein mögliches Alternativprogramm nachdenken sollten.

Die konkrete Umsetzung beginnt

Nachdem Sie alle W-Fragen beantwortet haben, müssen Sie über folgende Dinge nachdenken:

  • Welche Region eignet sich für den Betriebsausflug besonders gut und wie erfolgt die Anreise?
  • In welchem Hotel wohnen die Mitarbeiter?
  • Welche Programmpunkte kommen in die engere Wahl?

Eine gute Unterstützung sind in diesem Zusammenhang Eventagenturen, Touristeninformationen sowie Hotels. Bei Letzterem sind es vor allem jene, die sich auf Gruppenreisen spezialisiert haben. Oftmals bieten sie fertig ausgearbeitete Rahmenprogramme.

Befragen Sie die Mitreisenden

Die beste Organisation nützt wenig, wenn die Tagesgestaltung bei der Belegschaft auf wenig Gegenliebe trifft. Daher müssen Sie vorab alle Teilnehmer fragen, ob sie sich bestimmte Aktivitäten für den Firmenausflug wünschen. Allerdings sollten Sie gleich zu Beginn klarstellen, dass nicht jeder Vorschlag berücksichtigt werden kann. Zudem ist es sinnvoll, wenn Sie in der Mail bereits den Termin, das Reiseziel, das Hauptbeförderungsmittel sowie „Ihre“ Programmpunkte nennen. Auch müssen Sie erfragen, welche Mitarbeiter teilnehmen. Vor allem der letzte Punkt ist wichtig, da Sie so die ungefähre Gruppengröße ausmachen können.

Mitarbeiterbefragung auswerten und das Budget planen

Sobald Sie die Umfrage ausgewertet und alle erfüllbaren Wünsche und Ideen berücksichtigt haben, geht es mit der Finanzplanung weiter. Erkundigen Sie sich hierbei bei den Veranstaltern, Hotels sowie Touristenattraktionen nach Gruppenrabatten.

Das finale Rahmenprogramm erstellen und die Genehmigung einholen

Bei der Erstellung des Teilnehmerprogramms ist es wichtig, ausreichend frei verfügbare Zeiten beziehungsweise Pausen zwischen den Programmpunkten einzuplanen. Auch dürfen Sie den Tag nicht mit unzähligen Aktionen „vollstopfen“, sodass die Belegschaft im Stechschritt von einem Termin zum nächsten hetzen muss.

Tipp: Wenn Sie bei der Erstellung des Teilnehmerprogramms gleich die Treffpunkte, wichtigsten Zeiten sowie die Kontaktdaten der Veranstalter vermerken, ersparen Sie sich unnötige Suchaktionen und Rückfragen. Nachdem Sie alles fein säuberlich in Form eines Rahmenprogramms vermerkt haben, ist es Zeit, sich das Ganze von Ihrem Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung genehmigen zu lassen.

Teilnehmerliste des Teamausfluges erstellen und Buchungen vornehmen

Nachdem alle Zu- und Absagen bei Ihnen eingegangen sind, können Sie die Teilnehmerliste ausarbeiten. Im Anschluss verschicken Sie per Mail das Teilnehmerprogramm an alle Mitreisenden. Nennen Sie hierbei auch eine Deadline für etwaige nachträgliche Absagen und heben Sie das Reisedatum noch einmal deutlich hervor. Sobald dies geschehen ist, müssen Sie sich um die verschiedenen Buchungen kümmern. Insbesondere die Transportmittel wie Bus oder Bahn, das Hotel sowie die Programmpunkte sind äußerst wichtig. Aber auch eventuelle Reservierungen in Restaurants oder Cafés dürfen in diesem Zusammenhang nicht vergessen werden.

Abschließende Kontrolle

Bevor Sie Ihren Teamausflug antreten, sollten Sie noch einmal überprüfen, ob alle Buchungen und Reservierungen korrekt sind. Der einfachste Weg ist hierbei, sämtliche Ansprechpartner anzurufen und die jeweils vorliegenden Daten abzugleichen.

Die wichtigsten Planungspunkte im Überblick

  • Beginnen Sie mindestens sechs Monate vorher mit der Organisation
  • Beantworten Sie die W-Fragen
  • Entwerfen Sie eine grobe Planung des Rahmenprogramms
  • Befragen Sie die Mitreisenden, ob Ihre Ideen auf Zustimmung stoßen
  • Auswertung und Kostenplanung
  • Finale Ausarbeitung des Programms
  • Rahmenprogramm von der Geschäftsleitung genehmigen lassen
  • Buchungen und Reservierungen vornehmen, schriftliche Buchungsbestätigung nicht vergessen
  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen und Mitreisende informieren
  • Buchungen noch einmal kontrollieren