Ratgeber zur Buchung einer Vereinsfahrt

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Der Thüringer Wald zählt bei Gruppenreisen zu den beliebtesten Urlaubsregionen Thüringens. Vor allem die dicht bewaldeten Höhenzüge, fantastischen Panoramaausblicke, malerischen Täler sowie gemütlichen Dörfer haben es den Erholungssuchenden angetan. Für Naturliebhaber, Wanderer oder Radfahrer ist insbesondere der renommierte Luftkurort Oberhof zu jeder Jahreszeit ein lohnendes Ziel. Wer in der Gruppe dem Alltag entfliehen möchte, findet hier sowohl ein breit gefächertes Kulturangebot als auch vielfältige Möglichkeiten für die aktive, gemeinsame Erholung. Während in der warmen Jahreszeit die grüne Naturidylle lockt, verwandelt sich dieser Flecken Erde in den Wintermonaten zu einem wahren Schneeparadies mit Skiliften und Loipen. Na, neugierig geworden? Bevor Sie sich jetzt jedoch Hals über Kopf in das Projekt „Vereinsausflug organisieren“ stürzen, sollten Sie sich die Zeit zum Lesen dieses Artikels nehmen – denn in den nachfolgenden Absätzen werden Sie diesbezüglich wertvolle Tipps finden.

Buchung einer Vereinsfahrt – eine gute Vorbereitung ist unerlässlich

Eine gemeinsame Jahresabschlussfahrt mit Vereinskameraden oder Kollegen ist eine fantastische Gelegenheit, um eine tolle Zeit miteinander zu verbringen und das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken. Damit alle Teilnehmer während der Vereinsreise auf ihre Kosten kommen, bedarf es vorab einer sorgfältigen Planung. Dabei ist diese deutlich aufwendiger zu organisieren als ein Urlaub zu zweit, denn alle Mitreisenden müssen sich relativ zügig auf einen Nenner einigen können. Sobald das Reiseziel feststeht, müssen Sie weitere Faktoren wie die spätere Unterbringung besprechen. Bei einer Gruppenreise in den Thüringer Wald bietet sich ein Aufenthalt in einem unserer 3-Sterne-Hotels an, da die modernen Häuser in der Regel über genügend Zimmer verfügen. Darüber hinaus müssen Sie sich um die Verpflegung weniger Gedanken machen, denn in unseren hauseigenen Restaurants lässt es sich vorzüglich speisen. Die Anreise nach Oberhof kann bequem mit der Bahn, dem Bus oder mehreren Fahrzeugen erfolgen. Für welche Variante Sie sich letztendlich entscheiden, hängt stark von den persönlichen Vorlieben, der Teilnehmerzahl und den Kosten ab.

Kostengrenze festlegen

Das Budget ist ebenfalls ein wichtiger Punkt bei der Reiseorganisation. Während einige Vereinskameraden Wert auf Komfort legen, kann es anderen nicht günstig genug sein. Sofern die Gruppe beziehungsweise der Verein die Ausgaben aus einer gemeinsamen Kasse zahlt, ist das Finden der finanziellen Obergrenze schnell erledigt. In diesem Fall muss aber noch geklärt werden, ob das komplette Geld zur Verfügung steht. Wünschen sich einige Reisende nach dieser Entscheidung mehr Luxus, sollten Sie über die Möglichkeit einer separaten Zuzahlung nachdenken.

Wann soll die Reise stattfinden?

Das wohl schwierigste Unterfangen in diesem Zusammenhang wird die Terminfindung sein. Oftmals ist es in der heutigen Zeit sehr schwer, einen Verein mit vielen Personen zeitlich unter einen Hut zu bekommen. Daher ist es wichtig, hiermit so früh wie möglich zu beginnen. Denn eines ist gewiss, Aussagen wie: „Da sieht es bei mir ganz schlecht mit Urlaub aus!“, werden kommen.

Teilnehmerzahl

Nachdem der Reisezeitraum, das Ziel sowie die Anreise geklärt sind, steht das Gerüst der Reise fest. Somit haben Sie bereits die ersten Hürden gemeistert. In der Regel ergibt sich somit gleich die maximale Teilnehmerzahl der Vereinsfahrt. Nun gilt es, die Menschenschar zusammenzuhalten und Absagen zu vermeiden. Sätze wie: „Na ja, mal schauen, ob wir das zeitlich hinbekommen und mitkommen können“, bringen den Ausflug ebenso ins Wanken wie kurzfristige Absagen. Deshalb sind feste Zusagen unabdingbar, weil Sie nur mit ihnen den Gruppenausflug richtig organisieren können. Das Festlegen einer Mindest- und Maximalteilnehmerzahl hat sich in diesem Kontext bewährt, da sie für mehrere Bereiche entscheidend sind. Die Größe des Busses und die Verfügbarkeit von Hotelzimmern sind nur einige Beispiele, die hier zu nennen sind. Leider verläuft das Leben nicht immer nach Plan, sodass am Ende doch nicht jedes Vereinsmitglied mitreisen kann. Deshalb sollten Sie alle Teilnehmer für den Fall eines Reiserücktritts vorab über eventuelle Stornokosten informieren oder auf die Vorteile einer Reiserücktrittsversicherung hinweisen.

Die wichtigsten Planungspunkte zusammengefasst

  • frühzeitig mit der Terminfindung beginnen
  • die Gruppe muss sich auf zwei mögliche Termine einigen können
  • klare Kostengrenze definieren
  • Festlegen einer Mindest- und Maximalteilnehmerzahl

Buchen der Jahresabschlussfahrt

Jetzt beginnt der spannende Teil, wenn Sie den Vereinsausflug organisieren. Zu allen einzelnen Leistungsträgern muss separat Kontakt aufgenommen und die jeweiligen Angebote fest gebucht werden. Bei einer mehrtägigen Vereinsreise können dies schon einige Anbieter sein. Dabei denken viele Menschen spontan nur an das Hotel oder Busunternehmen. Aber was ist mit der Freizeitgestaltung? Auch der Besuch eines Museums, der Kegelbahn oder die Eintrittskarten für das Theater müssen in diesem Zusammenhang Berücksichtigung finden. Um den Überblick zu behalten, empfiehlt sich das Führen einer Liste mit allen geplanten Ausflugszielen und Kulturangeboten. Das ist besonders hilfreich, wenn es um das Bezahlen geht. Während einige Aktivitäten auf Rechnung oder in bar beglichen werden können, verlangen andere Einrichtungen die Bezahlung im Voraus. Als Organisator sollten Sie sich möglichst früh das Geld geben oder auf ein entsprechendes Bankkonto überweisen lassen. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, für die Vereinsreise ein separates Konto einzurichten. Dies beugt nicht nur eventuellen Diskussionen vor, sondern erleichtert ebenfalls die Kontrolle und Dokumentation der Geldbewegungen. Sobald sämtliche Leistungen gebucht sind, sollten Sie sich die einzelnen Buchungen schriftlich bestätigen lassen. Gleichfalls ist es empfehlenswert, sich die Mobilfunknummern von Busfahrern sowie weiteren Kontaktpersonen geben zu lassen. Gemeinsam mit den Bestätigungen sind sie Teil der Reiseunterlagen, die während der Fahrt mit ins Handgepäck müssen. Somit sind Sie jederzeit in der Lage, schnell auf Probleme oder Verzögerungen zu reagieren. Trotz der besten Planung kann immer etwas schief laufen. Leider ist es manchmal so, dass größere Reisegruppen „Probleme“ scheinbar magisch anziehen. Deshalb müssen Sie immer eine Alternative im Hinterkopf behalten. In diesen Fällen zeichnen sich gute Reiseorganisatoren dadurch aus, dass sie besonnen bleiben und spontan umdisponieren können.

Die Freizeitgestaltung

Zunächst sollten Sie für die bevorstehende Vereinsfahrt einen groben Ablaufplan entwerfen, an welchem sich sämtliche geselligen Freizeitmöglichkeiten sowie (sportlichen) Aktivitäten ausrichten. Organisieren Sie diesen aber recht großzügig, denn niemand möchte von einer Veranstaltung zur nächsten hetzen. Am besten kalkulieren Sie in Ihrer zeitlichen Planung einige Leerlaufzeiten ein, so können Sie im Ernstfall unvorhergesehene Verzögerungen problemlos ausgleichen. Ebenso sind Pausen ein wesentlicher Bestandteil einer erholsamen Jahresabschlussfahrt. Vor allem nach einer anstrengenden Trainingseinheit oder längeren Busfahrt sind sie ein Muss. Um den finanziellen Überblick zu behalten, stellen Sie bereits vor Reiseantritt eine Aufstellung für alle anfallenden Ausgaben zusammen. So sehen Sie auf einem Blick, welche Kosten bereits beglichen sind, welche Beträge noch ausstehen und wo eventuell zusätzliche Eintrittsgelder auf die Teilnehmer zukommen werden.

Kurz vor dem Start

Bevor es losgeht, sollten Sie noch einmal überprüfen, ob Sie wirklich an alles gedacht haben. Eine Checkliste ist in diesem Fall enorm hilfreich.

Stimmen die Finanzen?

Wichtig ist in diesem Kontext, dass die Gruppenreise von jedem Vereinsteilnehmer vollständig bezahlt wurde. Entrichten mehrere Gruppenmitglieder nicht rechtzeitig ihren Obolus, kann das zu Problemen in der eigenen Reisekasse führen – denn letztlich sind Sie als Organisator für das Bezahlen gegenüber den Leistungsanbietern verantwortlich.

Sind die Unterlagen vollständig?

In einem Umschlag oder Ähnlichem sollten Sie alle Quittungen und Reiseunterlagen mit sich führen. Fehlen dürfen hierbei auf keinen Fall Buchungsbestätigungen, Kontaktdaten der einzelnen Anbieter sowie Eintrittskarten. Gleichfalls ist eine erstellte Teilnehmerliste mit den dazugehörigen Handynummern empfehlenswert, falls ein Reisender während eines Ausfluges „verloren geht“.

Treffpunkt und Abfahrt

Zum Schluss sollten Sie sich vergewissern, dass jeder Mitreisende die korrekte Uhrzeit und den genauen Treffpunkt kennt. So vermeiden Sie einen stressigen Start und können entspannt die Anfahrt in den Thüringer Wald genießen.